회사, 학교, 기관, 지자체 행사 기획과 준비 과정에 대하여(A~Z까지)

공공기관에서 진행하는 행사 기획과 준비 과정에 대한 자료 입니다.

 

이정도 준비하면 어딜 가든 칭찬 받을수 있습니다!!

 

1. 행사의 기획 및 보고서 작성

목적 : 행사를 통해 무엇을 전달하고 얻을 것인지 목적을 분명히 함
- “효과도 없는 행사를 왜 하나” 라고 푸념하지 말고, 행사를 통해 학생, 동료, 국민들의 행동과 태도, 가치관의 변화를 가져올 수 있는 방안을 기획하는 것이 필요

기획 : 매년 반복되는 기념행사 등은 과거 행사와는 다른 창의적의미를 부여할 수 있는 방안을 고려, 재탕 삼탕 금지
- 행사 청중 또는 언론을 접하는 일반 국민들에게 기억에 남는, 행사 목적에 부합하는 강한 메시지를 전해 줄 수 있는 수단들이 행사 내용으로 포함되도록 기획
- 행사를 위해 확보된 예산의 범위를 고려하여 행사 내용 검토

보고서 작성 : 과거 행사에 사용된 보고서 양식들을 참고하여 해당 연도의 행사 컨셉을 반영하여 작성

2. 행사준비 요령

2-1. 참석자

• 사회자 : 행사를 경쾌하게 잘 진행할 수 있는 내·외부 사회자를 사전 섭외, 행사의 성공적 개최를 위해 사회자의 역할도 중요함
• 귀빈 : 행사를 빛내줄 귀빈들(시장, 사장, 간부 등)을 충분한 시간을 두고 미리 미리 사전에 섭외
• 운영 : 세부 행사 진행 및 교통 및 실내외 안내 요원 등을 적절히편성 및 배치
• 청중 행사장 규모를 고려하여 행사 목적에 부합하는 참석 청중의 수를 결정, 어느 행사든 청중이 부족하여 행사장이 썰렁하게 만들어서는 안 되며, 필요시 관계기관 협조를 받아 참석자를 확보함으로써, 행사장에 청중이 부족한 상황을 만들어서는 안 됨
• 수상자 : 필요시 행사의 목적에 기여한 사람들에 대한 포상 추진

2-2. 행사 사전준비 및 홍보

□ 대규모 행사의 경우 필요시 외부 행사기획사에 위탁하여 진행

□ 행사일정 통보
○ 행사 계획을 미리 수립하여 귀빈, 청중, 협조기관 등에게 충분한 시간(1~2개월 전 등)을 두고 통보

□ 행사장 준비
○ 행사 목적에 부합하고, 행사 내용을 원만히 진행할 수 있는 장소(실내외, 강변 등 특수 장소, 날씨 등 고려 필요)를 미리 섭외(경우에 따라 수개월 전에 장소를 섭외해야 할 수도 있음)

□ VIP 축사 등 준비
○ VIP가 축사를 해야 할 경우 축사를 필요 양식에 맞추어 미리 미리 작성하여 VIP보고 후 확정을 받아야 함

□ VIP 대기실 및 행사장 안내
○ 행사장 내 VIP 대기실 설치, VIP 동선 준비 및 안내 방법 사전 결정

□ 행사 시나리오 준비
○ 사회자와 협의하여 행사 목적과 내용에 부합하게 전체 진행 시나리오(귀빈 안내, 축사, 행사내용 진행, 시상식 등등)를 작성

□ 부스 등 행사내용물 준비
○ 행사 내용에 부합하게 관계기관 및 민간단체 등에서 부스, 홍보물 등 설치

□ 시상 준비
○ 표창장 및 상장 사전 준비(공적 조서 및 심사 등)
○ 행사 당일 수상자 사전 안내(시간, 순서, 단상 위치 등) 및 리허설
○ 행사 당일 정시에 실제 참석여부도 필히 확인 필요

□ 홍보 준비
○ 행사 취지를 알리는 보도자료, 기고문, 홍보영상 사전 배포, 필요시 행사 당일 기자단 참석 사전 섭외

□ 국민의례 준비
○ 태극기, 애국가, 묵념 등 국민의례 준비

□ 행사전 리허설
○ 사회자, 수상자, 행사 진행자 등이 참여하여 행사 전날 또는 행사당일 일찍 반드시 사전 행사 리허설 실시(필요에 따라)

□ 진행요원 사전 교육
○ 행사 며칠 전 행사 진행요원들에게 행사 당일 위치 및 역할 등을 명확히 사전 교육하여 행사 당일에 현장에서 혼란이 없도록 조치
○ 진행요원들 간에는 주요귀빈, 참석자, 진행요원 상호간 등에 대한 비상연락망을 공유 필요

□ 전체 진행상황 사전 체크
○ D-day를 기준으로 행사준비 상황을 세부적으로 체크
○ 행사 전날은 모든 사항들이 정상 준비되었는지 종합 체크해보아야 함

□ 행사 당일 전체 진행상황 감독
○ 행사 당일에 예상치 못한 돌발 상황이 발생할 수 있으므로 행사진행 총 감독자는 모든 행사 내용들이 정상적으로 진행되고 있는지 진행상황을 모니터링하면서,
○ 돌발상황 발생시(귀빈 불참 또는 참석 지연, 수상자 불참, 청중부족, 행사진행 지연 등) 신속히 대응할 수 있는 준비태세를 갖추어야 함