[업무노하우]상황 보고서 작성 방법-슬기로운 직장생활

슬기로운 직장 생활을 위한 꿀팁!!

사고나 사건이 터지면 보고서를 써야합니다.

그 보고서가 바로 상황 보고서입니다.

상활보고서 쓰는 요령 알려드립니다

 

상활보고서 쓰는 요령

 

1. 상황보고서 목적 및 목차
◎목적 : 적절한 사고대응을 통해 사고에 따른 인적·물적 피해를 최소화 하고, 조기에 상황 종료

◎목차 : 사고 개요(일시, 장소, 원인, 피해상황, 6하 원칙(누가? 언제? 어디서? 무엇을? 어떻게 ? 왜?), 대응상황, 향후 대응계획
- 초기 사고발생 보고 => 중간보고(필요시 1차, 2차, 3차...) =>최종 보고

2. 상황보고서의 핵심 가치
◎ 신속성과 정확성의 조화
- (신속성) 보고가 늦어 적기 필요한 조치를 하지 못하게 되면 피해를 키우게 되고, 그 결과 이에 대한 책임(징계)을 물을 수 있음

- (정확성) 상황을 정확히 보고하지 못하면 정확한 상황을 파악할 수 없어 적절한 대처수단을 선택할 수 없고, 이 또한 피해를 키울 수 있어 책임을 물을 수 있음

◎ 사고발생시 우선 유선으로 개략적 상황을 직속 상관에게 보고하고, 유관기관에 필요한 양식에 따라 신속히 상황 전파
- 본부, 간부 및 공공기관 장차관, 유관기관 전파

◎ 상황보고서를 너무 자세히 정리하여 보고하려다 적절한 보고 시기나 상황전파 시기를 놓쳐서는 안 됨
- 절대 혼자 다 하려하지 말고 과 동료나 비상연락망 등에 따라 연락하여 관계자와 협력

 

3. 사고대응 프로세스의 사전 숙지
◎ 사고대응 업무 수행시 상수원 사고, 기름유출, 화학사고, 녹조 등 해당업무와 관련된 위기대응 메뉴얼을 충실히 사전에 파악
- 경보 프로세스, 상황보고서 작성 양식, 보고 대상, 유관 협조기관, 비상연락망 등등

◎ 기존 유사 사고발생시 작성했던 보고서를 참고하여 사전에 상황 보고서가 어떻게 작성되고 있는지 숙지해야 함

◎ 위기상황 발생시 자신의 역할을 숙지하고, 위기대응 프로세스에따라 업무를 진행

 

4. 상황보고서의 세부 목차
□ 사고개요 관련
◎ 6하 원칙에 따라 사고가 심각한지 또는 경미한 사고(원인, 피해규모 등)인지 정확한 판단이 가능하게 제시 필요

□ 사고대응 조치 관련
◎ 어느 기관들과 인력 규모가 사고대응에 참여하고 있고, 어떤 장비들이 동원되고 있는지 기술

 

◎ 관계기관의 가용한 자원이 모두 신속히 동원되어 조직적이고 효율적으로 사고대응에 활용될 수 있도록 상황을 관리해야 함
- 사고 발생시 가용한 인적·물적 자원에 어떤 것이 있는지 사전파악 필요

□ 향후 대응계획 관련
◎ 보고되는 시점 이후의 사고대응 방향과 방안에 대해 균형감 있게 작성
◎ 큰 사고인데도 불구하고 사고를 해결하는데 부족한 대응내용을 기술해서는 안 됨
- 대응내용은 부족한 것보다 넘치는 것이 바람직함

 

5. 언론대응 관련
◎ 사고내용이 언론이나 국민들의 관심사가 될 경우, 정확한 사실을기초로 피해 및 대응상황 등을 보도자료로 작성·배포하여 국민들의불안을 해소
◎ 부정확한 정보 제공을 통해 혼란을 초래해서는 안 됨

 

6. 상황종료 보고
◎ 필요시 상황의 전체 진행경과를 요약 보고하고, 해당 사고가 시사하는 교훈(제도적 개선방안 등)을 정리하여 보고

 

※상황보고서 작성 예시

상황보고서 작성 예시